Няколко процеса вече изглеждат различно с изкуствен интелект

Вътрешният доклад за ръководството. Трудно може екип от 15 души плюс управителен съвет, членове на ОбР и други да знаят винаги какво се случва из цялата организация. Това включва успехи по програмите, затруднения и рискове, финанси … из споделени файлове, писма и чатове, новини от образованието. Сега задачата е възможна: изкуственият интелект преглежда източниците и връща добре структуриран доклад с раздели за постижения, показатели по проекти, финансиране, рискове и решения, които изискват позиция на Управителния съвет. Човекът чете, коригира и решава по какво да действа.

За училищата: същият принцип работи за доклади от директора пред педагогическия съвет или пред РУО. Ако данните са в споделено пространство или в електронния дневник, събирането им в един документ е задача за 10 минути, а не за половин ден. Готови сме да споделим инструкциите за ИИ.

Изваждане на данни за отчети. Всяка справка пред директори, РУО или донори започва с ровене в таблици и договори. Наскоро колежка трябваше да извади ЕИК, адрес и МОЛ на новите училища от папка с договори, за да бъдат издадени проформа фактури. Работа, за която иначе се отделя цял следобед, се свежда до една инструкция и проверка. Опитът ни показа и ограничения, които трябва да контролираме: ако папката не е споделена правилно, ИИ просто не я вижда; това изисква правила за достъп до файлове.

Проверка на качеството на текстовете в Кан Академия. Българската версия на платформата съдържа десетки хиляди упражнения и статии. Дори след много редакторска работа, грешки са възможни – неестествен превод, различна терминология в едно и също упражнение, нечетим формат на текст. Те се откриваха случайно, често от учител или ученик. Сега имаме автоматизиран ежедневен тест: ИИ отваря определена тема, решава упражненията като ученик, записва откритите проблеми в таблица и отбелязва в общ график, че темата е обработена. Всяка находка се проверява и поправя от човек.

Подходът ни стъпва на внимателно организиране на работата

Екипен абонамент за НПО. Така виждаме кой каква полза извлича от инструмента. Ако не го е отварял 30 дни или ползва само чат, обсъждаме в личен разговор добрите практики; досега всички харесват този човешки подход. Така гарантираме, че стойността за ОбР и училищата е много по-висока от разходите.

Споделени проекти. Работата по една тема, например локализацията или програмата с училищата, се води в общо пространство, където контекстът е достъпен за всички. Една трета от разговорите ни вече са в такива споделени проекти. Резултатите са чувство за работа в екип и че новият човек не започва от нула.

Споделени „умения“. Умението е инструкция как да се свърши определена задача — в какъв формат, от кои източници, с какви проверки. Веднъж написано, то е достъпно за целия екип и се включва автоматично, когато някой поиска съответната работа. Това е най-ценният ни извод: не е нужно всеки да умее да задава подробни въпроси на ИИ, ако един човек е описал добре процеса.

Управляваме рисковете чрез тестване. Никое умение не влиза в обща употреба направо. Първо го изпробва човекът, който го е създал — с истински данни и с очакван резултат, с който да сравни полученото. После го тества поне още един колега, защото това, което работи при автора, често се държи различно при другите. Вграждаме проверки в самите умения: ежедневният тест на Кан Академия например записва статус „Готово“ с връзка към резултата или „Не успях“ с причината — така веднага се вижда кога нещо се е объркало, вместо грешката да остане скрита.

Човекът остава отговорен. Всеки процес съдържа стъпка, в която човек проверява. При проверката на съдържанието в Кан човек потвърждава дали откритата грешка е наистина грешка. При доклада човек взима решенията. При превода човек одобрява терминологията. Не публикуваме нищо, което никой не е прочел.

За едно тримесечие това означава около 15 умения, използвани над 80 пъти, и няколко хиляди автоматизирани операции с документи. По-важното е друго: тези процеси вече не изискват дълбоки познания по ИИ.

Ползваме умения с изкуствен интелект във всички сфери на работата

Съдържание:
1. Проверка на съдържанието в Кан Академия — преминава през упражнения на български, решава ги и докладва езикови, терминологични и визуални проблеми в таблица.
2. Ежедневен тест по график — надгражда предишното умение: избира темата за деня от централна таблица, изпълнява теста и отбелязва статуса. Работи, без човек да го стартира.
3. Преводач на текстове за Кан Академия — превежда текстове от интерфейса на платформата, без да губи форматирането, и следва утвърдената ни терминология.

Връзки с хора:
4. Писане на писма — един имейл, едно нещо, и то в първото изречение след поздрава. Умението чете историята на кореспонденцията, избира правилното обръщение и посочва кой какво прави и до кога.
5. Презентации по шаблона на организацията — всяка наша презентация се базира на стандартната визия, със заглавия-послания и чист български език.
6. Презентация за отчет — превръща готов доклад в презентация с ключовите числа в началото.

Администрация:
7. Доклад за ръководството — събира най-важното по програми, финанси, екип и рискове в един документ с филтри и възможност за коментар по всяка тема.
8. Справка за отпуските — изчислява оставащите дни на всеки служител спрямо предходната справка и подготвя съобщението до отговорните хора.
9. Ежедневни инструменти — сравняване на текстове в различни версии на документи, извличане на текст от картинки и PDF-и и т.н.

За учителите: най-лесното начало е умение №4. Кореспонденцията с родители, колеги и администрация отнема време всяка седмица, а правилата за добър имейл са едни и същи. Втората стъпка е логиката на умение №3: ако имате утвърдена терминология по предмета си, тя може да бъде записана веднъж и след това прилагана последователно във всеки материал, който създавате.

Какво научихме по трудния начин

Достъпът до файловете създава повече проблеми от възможностите на модела. Повечето неуспешни опити в екипа ни се дължаха на неправилно споделени папки, файлове над лимита за качване или сайтове, до които средата няма достъп. Преди да се откажете от даден инструмент, проверете дали изобщо е могъл да види това, което сте му дали.

Първата версия на всяко умение е слаба. Умението за презентации мина през няколко пренаписвания, преди да дава приемлив резултат. Тук е нормалната роля на човека — трудното не е техниката, а да формулирате точно какво искате.

Трудното е да решиш какво ти трябва, а не как се прави. Когато поканихме всеки от екипа да създаде по едно умение, най-честият отговор беше „не знам какво да автоматизирам“. Помага един конкретен въпрос: коя задача върша поне веднъж месечно, по един и същ начин, и ми отнема повече от час? За всеки човек намираме поне 3 неща за автоматизация.

За директорите и администраторите: започнете от този въпрос, а не от избора на инструмент. В повечето училища първите идеи са едни и същи — обобщаване на резултати от изпити и вътрешни оценявания по паралелки, справки за отсъствия, подготовка на едни и същи документи за проекти и проверки, чернови на съобщения до родители. Всяко от тези неща може да бъде описано веднъж и след това да се изпълнява за минути.

Готови сме да споделим опита си

Бележка за статията – авторът даде подробни инструкции и Клод (Опус 5) написа първата чернова. Авторът преработи сериозно няколко изречения. Картинката е от Джемини (3.6).